Cuando se tiene un negocio cuya propuesta de valor hacia el cliente propone un servicio continuo y de pagos recurrentes como los colegios, universidades, institutos educativos, estudios de abogados, estudios contables, proveedores de internet o cable, etc; dentro de los principales desafíos de sus procesos están la emisión de comprobantes y la cobranza recurrente.
Hoy en día, la tecnología nos ayuda a automatizar estos procesos y hacerlos más eficientes, pero ¿en qué debemos fijarnos para lograr un proceso exitoso? Lo desarrollamos a continuación:
¿Qué espera el cliente de un servicio de pago recurrente?
Debemos tener en claro que en este tipo de negocios, la expectativa del cliente está más allá de la recepción del bien o servicio ofertado. La experiencia con la marca involucra también los momentos de interacción como son la comunicación oportuna y el proceso de cobro o de pago. Es así que, por la promesa de una pago recurrente, el cliente espera: simplicidad, orden y programación. Más aún cuando se trata de servicios B2B donde la facturación recurrente impacta en el ingreso de las cobranzas lo antes posible, la contabilidad y en la obtención del crédito fiscal del cliente.
En ese sentido, tu empresa debe garantizar:
Simplicidad. Tanto en la suscripción como en la emisión y entrega de facturas o boletas electrónicas de forma periódica.
Programación. Los servicios de pagos recurrentes se fundamentan en el cumplimiento cabal de un cronograma: inicio de ciclo – fin de ciclo, el retraso o adelanto podría ocasionar malos entendidos con el cliente y generar un problema, que conllevaría muchas horas/hombre para ser resuelto.
Confianza. Ya que los pagos recurrentes están enlazados con el aprovisionamiento de bienes o servicios, errores en la emisión podrían afectar directamente a la entrega del bien o servicio y generar un desorden en la contabilidad tanto para la empresa proveedora como para el cliente. En este tipo de servicios el cliente desea confiar en su proveedor.
Reducción de costos. Los servicios recurrentes deben reducir costos y ser lo más automático posibles para evitar errores por una gestión manual, y más bien deben generar ingresos recurrentes lo antes posible y así se evita costos por moras o intereses al pagar dentro del periodo de cobranza.
Ventajas de lograr un exitoso proceso en los servicios de pagos recurrentes
Todo el esfuerzo realizado para implementar un proceso óptimo puede verse bien compensado con beneficios como:
Fidelización de clientes: Las buenas experiencias en los servicios de pago recurrente generan clientes felices que premian a la empresa con su continuidad y recomiendan el servicio por considerarlo de confianza. Puede parecer un beneficio evidente, pero recordemos que el gasto para conseguir un nuevo cliente siempre es mayor al gasto que genera el conservarlo.
Flujo de caja garantizado. Cualquier servicio o bien de pago recurrente, con un proceso óptimo, tiene a su favor conocer la proyección de ingresos a final de mes o hasta el final de contrato con el cliente. Le brinda a la empresa la posibilidad de utilización de dinero para potenciar la empresa. Incluso cuando el pago no esté mediado por una pasarela de pagos, la facturación recurrente y electrónica acelera la gestión de cobranza, sobre todo si cuenta con notificaciones automatizadas para acelerar la cobranza.
¿Cómo implementar una facturación recurrente en un servicio de pago recurrente?
La automatización de la emisión de la factura electrónica es un punto crucial para los servicios de pago recurrente. La factura electrónica o boleta electrónica es el documento que inicia la trazabilidad y es el elemento donde se ve concretamente la relación comercial. Por ello, el proceso de facturación debe realizarse sin errores, de manera automática y debe cumplir todos los requerimientos de validez solicitados por SUNAT, aquí será importante contar con un sistema que asegure siempre estar actualizado ante los cambios de SUNAT.
Además, el sistema debe permitir la programación con campos que faciliten el establecimiento de dicha recurrencia. Por ejemplo:
- Duración de todo el periodo de recurrencia.
- Intervalo de emisión de factura electrónica o boleta electrónica.
Facturación recurrente con tefacturo.pe Ventajas adicionales.
Hoy por hoy, la tecnología brinda más funcionalidades que ayudan a la gestión de este tipo de tareas.
La facturación recurrente con tefacturo.pe optimiza el ahorro de tiempo, pues el usuario realiza – solo una vez – las configuraciones, luego el sistema automáticamente genera las facturas o boletas electrónicas y las envía a sus clientes en la fecha y hora configurados. adicional a ello, notifica a sus clientes que ya tienen su comprobante electrónico para que se acelere el pago lo antes posible.
Además, tefacturo.pe provee features adicionales que potencian la gestión de la cobranza. Entre estas funcionalidades tiene:
- Notificaciones antes del vencimiento, el día de vencimiento y post vencimiento.
- Notificaciones con contenido personalizado.
- Estados de cuenta al cliente, con datos de facturas electrónicas pendientes de pago y sus montos.
La tecnología que ofrece tefacturo.pe permite hacer escalable este modelo de negocios pues reduce los costos y los procesos operativos al mínimo. Así estas operaciones se pueden realizar miles de veces de manera automática, sin riesgo de incurrir en errores.
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